Chương IV: CƠ CẤU TỔ CHỨC

Chương IV: CƠ CẤU TỔ CHỨC

I.KHÁI NIỆM CƠ CẤU TỔ CHỨC

-Cơ cấu tổ chức là gì: Là sự sắp xếp, bố trí các yếu tố cấu thành TC cũng như thiết lập các mối quan hệ giữa các yếu tố. (Ví dụ: Con người có cơ cấu hoàn chỉnh nhất trong thế giới sinh học; Nhà nước có cơ cấu hoàn chỉnh trong các tổ chức thuộc xã hội)

-Các tính chất của cơ cấu TC:

+ Sự phức tạp của TC xã hội : Cá nhân và quan hệ cá nhân; các nhóm quan hệ trong nhóm và với nhóm khác; Quan hệ của cá nhân, nhóm  lớn nhỏ; toàn TC với nhau, với môi trường xã hội,…

+ Chuyên môn hóa

+Tập trung hóa và phi tập trung hóa

Ví dụ cơ cấu TC của Cty cổ phần.

- Cơ cấu TC gồm hai bộ phận chủ yếu:

+ Hình thức: Các yếu tố cấu thành liên kết ngang dọc, cứng mềm, phân bố theo hình khối gì?  Quy mô và độ mở, đóng. Xu hướng tĩnh, bề ngoài.

+ Nội dung cơ cấu tổ chức : Mối liên hệ hợp tác của các yếu tố cấu thành TC, cơ chế vận hành của TC để đạt mục tiêu một cách tốt nhất. Xu hướng động tạo ra kết quả cụ thể.

Sự hài hòa của hình thức và nội dung TC

II.CÁC LOẠI HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC

- Cơ cấu chính thức: Cơ cấu “cứng, khung, biên chế”: Ai thuộc quyền ai và làm việc  với ai? Hiện diện thường xuyên, lâu dài, có cơ chế riêng, gắn bó với mục tiêu tổ chức.

-Cơ cấu phi chính thức: Cơ cấu “mềm, mở, vụ việc”, có mối liên hệ với cơ cấu chính.

- Mối quan hệ hai loại cơ cấu: TC nào cũng cần cơ cấu cứng, nhưng số lượng người mỗi cơ cấu khác nhau.

1. Kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến (Sơ đồ trên dưới, mũi tên một chiều, một người  quản lý nhiều người)

a. Đặc trưng: Đường thẳng, người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người cấp trên

b.Ưu điểm: Tập trung, chuyên sâu, trách nhiệm, không phân tâm.

c.Nhược điểm:Độc đoán cửa quyền, không có phối hợp, đòi hỏi người quản lý phải hiểu rộng.

d.Phạm vi áp dụng: Áp dụng quy mô nhỏ, nhiệm vụ đặc biệt (cầm tay chỉ việc, bí mật công tác)

2. Kiểu cơ cấu tổ chức chức năng (một người chịu nhiều người quản lý theo chức năng riêng biệt)

a. Đặc trưng: Một người nhận mệnh lệnh từ nhiều người, nhân viên chức năng đa năng

b.Ưu tiên: Tận dụng chuyên gia giỏi, có kiểm soát, so sánh, giảm khối lượng quản lý  của  lãnh đạo.

c. Nhược điểm: Nhân viên quá tải, rối, ngược khó chấp hành; bộ phận chức năng lạm dụng thẩm quyền, lãnh đạo thiếu tập trung.

3. Cơ cấu trực tuyến- chức năng

a. Đặc trưng: Bộ phận chức năng độc lập, hỗ trợ người điều hành và người thực thi công việc.

b.Ưu tiên: Tận dụng tối đa chuyên môn hóa của người điều hành và chuyên gia, giám sát chuyên môn; người thực hiện được tiếp nhận kiến thức chuyên gia trau dồi nghề nghiệp.

c. Nhược điểm: Thiếu tập trung, người thực hiện nhận nhiều lệnh, có xu hướng chồng chéo, đối nghịch do nhiều bộ phận chức năng bên người điều hành và người thực hiện.

Yêu cầu chung của mô hình trực tuyến- chức năng: Mô tả quy trình tác nghiệp (sơ đồ hóa), phân công, phân nhiệm rõ ràng (lịch trình).

 

III. NHỮNG YÊU CẦU CÓ TÍNH NGUYÊN TẮC CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC

1.Tổ chức được sinh ra để đảm nhận một chức năng nào đó: Để làm gì? Có thể làm được gì?

2.Một chức năng thì không nên giao cho nhiều tổ chức đảm nhiệm:

Bao nhiêu TC làm, TC nào chủ trì, TC nào phối hợp như thế nào? Có thừa thiếu, đã làm hết chức năng. Phân biệt chủ trì với phối hợp

3.Một tổ chức có thể đảm nhiệm nhiều chức năng:

Đa chức năng đến mức nào? Những chức năng gần gũi nhau? Kiêm nghiệm có tốt hơn chuyên môn? Thế nào là “đá nhầm sân, lấn sân”, “gái ốm giữ quà, sư tử ngồi đống rơm,no bụng đói con mắt,…”

4.Chức năng, nhiệm vụ giao cho tổ chức phải phù hợp với năng lực

Tiêu chí lựa chọn TC để giao nhiệm vụ? Đấu thầu, chấm điểm,…

Một người, một TC có thể tham gia nhiều TC, nhưng không có TC nào đáp ứng mọi sở thích, năng lực của mỗi người.

Một nghề hay nhiều nghề? “Một nghề cho chín, còn hơn chím mười nghề- Tính chuyên nghiệp”. Khả năng phát triển sâu, rộng của cá nhân. Năng lực, quỹ thời gian của mỗi người…mỗi TC có giới hạn nhất định.

Vấn đề đầu tư ngoài ngành của Tập đoàn NN, doanh nghiệp lớn.

IV.TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC

1. Khả năng tồn tại và phát triển của tổ chức:

v Cơ cấu cho phát triển bền vững hay nhất thời?

v Tác dụng của nó đối với xã hội

v Sự tín nhiệm của xã hội.

2. Dự kiến tổ chức hoạt động có hiệu quả

v Chi phí (nhân lực, nguồn lực khác,…): Chỗ nào thừa, thiếu

v Hỗ trợ của các bộ phận cấu thành, giản trung gian

v Sản phẩm của TC được đánh giá

3.Khả năng ứng phó của tổ chức

v Thích ứng với sự thay đổi của môi trường

v Các điều kiện nhân lực, nguồn lực thay đổi

v Các nhu cầu, xu thế phát triển

4.Tạo điều kiện để kiểm soát được tổ chức

v Ai giám sát, (chủ thể giám sát)? Tại sao phải giám sát

v Cơ chế giám sát cho mỗi loại TC: Nội dung, đối tương, phương pháp, tư vấn kết luận.

v Giám sát để làm gì?

Giám sát DNNN: Xem Nghị định 61/2013/NĐ-CP; Thông tư 158/2013/TT-BTC

Tóm tắt: CƠ CẤU TỔ CHỨC

 

-------